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緑と水の公園都市 三鷹市

作成・発信部署:市民部 市民課

公開日:2016年1月1日 最終更新日:2016年9月5日

 平成18年11月1日の住民基本台帳法の一部改正に伴い、商用目的の住民基本台帳の閲覧はできなくなるとともに、閲覧に係る手続が変更になりました。三鷹市では、平成17年12月22日に制定した「三鷹市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に係る条例」により、商用目的の住民基本台帳の閲覧ができなくなりました。さらに、法改正を踏まえて本条例を全部改正し平成19年3月22日より施行しました「三鷹市住民基本台帳に関する条例」においても、同様の内容が規定されています。三鷹市では、次のとおりの手続きが必要です。

閲覧ができる場合

  1. 国または地方公共団体が法令で定める事務を行うために必要な場合
  2. 個人または法人が行う閲覧で、統計調査、世論調査、学術研究その他の調査研究のうち公益性が高いと認められるもの及び公共的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動で市長が認める場合

閲覧の流れ

 上記2に係る閲覧は、閲覧申出があってから、提出された書類等をもとに必要な審査を行い、閲覧の承認または不承認の決定を行います。承認された場合は、閲覧を行うことができます。

閲覧申出

 市役所1階5番窓口または郵送で随時申出をお受けしています。
閲覧は1日を単位として行うものとし、ひと月につき4日を超えることはできません。また、閲覧は1日1団体1名限りです。事前に予約をした場合は、その閲覧が終了した後でなければ、新たな閲覧の申出はできません。

申出の審査

 閲覧をするにあたっては、事前に閲覧申出書及び下記に掲げる証明資料等を郵送または持参して、審査を受けることが必要です。審査期間には日数がかかりますので、閲覧申出(予約)は日数に余裕を持ってお申し込みください。

(注)証明資料等の内容に不備がある場合は、閲覧が出来ませんのでご了承ください。

  1. 閲覧により収集した情報を利用して行おうとする調査等の書類並びに成果物の公表時期及び方法が確認できる書類またはかつて閲覧により収集した情報が使用された成果物
  2. 委託されている場合の代理権を確認できる書類
    閲覧に係る委託契約書の写し等
  3. 請求者が法人の場合は、法人登記簿その他当該法人の存在及び概要を確認できる書類並びに、当該法人の個人情報の取得等に対する基本的な方針(プライバシーポリシー)に係る書類
  4. 上記4の「個人情報の取得等に対する基本的方針に係る書類」を提示できないときは、「個人情報の取得等に対する基本的方針に係る回答書」

(1)個人情報の取扱いに関する基本的な考え方
(2)個人情報の管理体制
(3)個人情報の保護のための定期的な監査の有無
(4)個人情報の取扱いに対する従業員の教育
(5)個人情報の取扱いに関する組織内の問合わせ先

閲覧日時

 火曜日〜金曜日
 午前9時〜午後4時30分(正午から午後1時まで及び祝日を除く)
 (注)12月21日〜翌年の1月11日及び3月15日〜4月15日の間は業務繁忙期間につき閲覧できません。

閲覧日に持参いただくもの

  1. 決定通知書(申出者へ送付したもの)
  2. 本人確認書類
    運転免許証、パスポート、マイナンバーカード(個人番号カード)等
    (注)「本人確認」については、「本人確認書類について」をご覧ください。
  3. 権限確認書類
    社員証、在籍(在職)証明書等

手数料

 転記1人につき300円

閲覧した情報の利用状況の報告及び廃棄

 閲覧により収集された情報が適正に利用されていることを確認するために、下記の内容の記載された書類等を提出していただく場合があります。

  1. 閲覧により収集された情報の利用状況
  2. 閲覧により収集された情報の保管状況
  3. 閲覧により収集された情報の廃棄状況

 また、閲覧により収集した情報については、閲覧を行った日から6月を経過する日または閲覧により収集した情報の利用を終了した日から30日を経過する日のいずれか早い日までに廃棄してください。

注意事項

  • 閲覧にあたっては、職員の指示に従ってください。指示に従わない場合は、閲覧を中止していただくこともあります。
  • 閲覧項目は、「住所・氏名・生年月日・男女の別」の4項目です。閲覧項目を記載した三鷹市住民基本台帳閲覧リストにより閲覧し、閲覧した事項は「三鷹市住民基本台帳閲覧内訳表」に記入していただきます。
  • 閲覧請求が不当な目的によること、または閲覧により知り得た事項を不当な目的に使用する恐れがあるときは閲覧請求に応じられません。
  • 閲覧を承認されたかたでないと閲覧できません。
  • 予約時間までに来庁できない場合は、事前に連絡してください。連絡がない場合は、予約を取り消します。
  • 偽りその他不正の手段により閲覧を行ったときは、30万円以下の過料に処せられます。(住民基本台帳法第51条)
  • 閲覧リストは、4月、7月、10月、1月の各月1日基準のものと入れ替えます。

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このページの作成・発信部署

市民部 市民課 届出・証明係
〒181-8555 東京都三鷹市野崎一丁目1番1号
電話:0422-45-1151(内線:2326〜2328)  ファクス:0422-45-1298

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